Personvernerklæring for Eterni Gruppen

Vi tar personvernet ditt på alvor, og er forpliktet til å beskytte og respektere personvernet ditt. 

Denne personvernerklæringen gjelder for:

  • Våre nåværende og tidligere ansatte medarbeidere
  • Kunder av oss og øvrige mottakere av våre tjenester
  • Jobbsøkere som søker på stilling hos oss
  • Kandidater og søkere underlagt Eterni Stiftelsen
  • Frilansere og mottakere av frilanstjenester
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Besøkende og brukere av våre nettsider og apper

 

Denne personvernerklæringen gjelder ikke for ansatte i Eterni Gruppens administrasjon.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger, og Personlig Identifiserbar Informasjon, forkortet PII. Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger, vurderinger mm. som kan knyttes til deg som enkeltperson. For at en opplysning skal være en personopplysning, er det avgjørende at opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person. 

Erklæringen inneholder opplysninger om når og hvordan vi samler inn personopplysninger, hvordan vi behandler data, hvem vi deler den med, hvordan opplysninger sikres, hvilke rettigheter du har og hvordan du kan kontakte oss i forhold til dine rettigheter. 

 

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Eterni Gruppen AS har hovedkontor i Torgallmenningen 2, 5014 Bergen, org.nr. 914 108 373, og har følgende datterselskap: 

  • Eterni Norge AS, org.nr. 996 674 347
  • Pedagogisk Vikarsentral AS, org.nr. 986 550 909 
  • Elektro Personell AS, org.nr. 915 774 202 
  • Snaptemp AS, org.nr. 925 348 309 
  • Eterni Stiftelsen AS, org.nr. 926 974 750 
  • Eterni Sweden AB, org.nr. 556863-7283 

 

Eterni Gruppen AS med tilhørende datterselskaper (heretter kalt “Vi” eller “Oss”) ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som skjer hos oss. Dette ansvaret innebærer blant annet å sørge for at personopplysninger brukes og behandles i henhold til regelverket.

 

2. Vår behandling av personopplysninger

Hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler, avhenger av vår relasjon og kontakt med deg. Personopplysningene vi behandler må ha et formål og rettslig grunnlag.  Under finner du oversikt over vår behandling av personopplysninger i de ulike situasjonene med deg. 

 

Dersom du kontakter oss

Dersom du kontakter oss, for eksempel gjennom våre nettsider, på e-post eller telefon, vil vi kunne behandle personopplysninger om deg. Typiske personopplysninger vi samler inn vil være dine kontaktopplysninger, som ditt navn, e-postadresse, telefonnummer og årsak for din henvendelse til oss. Relevante opplysninger du gir til oss i telefonsamtaler og e-postutveksling som vi anser som nødvendige å journalføre kan lagres, dersom vi anser dette som nødvendig. 

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og du må derfor ikke sende oss taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. 

Formålet med å behandle dine personopplysninger er for å kunne besvare din henvendelse til oss, samt beholde informasjon som kan være relevant i forhold til det du har kontaktet oss om. Behandlingsgrunnlaget for dette er at vi har en berettiget interesse for behandlingen som ikke overstyres av enkeltpersoners rettigheter eller interesse. 

 

Jobbsøkere

Dersom du søker på jobb hos oss vil vi bruke opplysninger du gir oss for å vurdere jobbsøknaden. Dette er som regel opplysninger som navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, familieforhold, interesser, CV, kursbevis, vitnemål, utdanning, arbeidserfaring, referansepersoner mv. I intervjuer stiller vi spørsmål for å avgjøre om jobbsøkeren passer til stillingen. I noen tilfeller kan vi bruke tester eller spørsmålsskjemaer for dette formålet. Hvis det blir aktuelt å ansette deg, vil vi kunne be om ytterligere informasjon samt om dokumentasjon for opplysninger vi allerede har fått. Det er frivillig å gi oss opplysninger. 

Formålet med behandlingen er å potensielt kunne tilby deg arbeid. Behandlingen av personopplysninger er basert på interesseavveining. Vi har behov for å bruke opplysninger for å vurdere søknader jobbsøkere sender oss. Hvis du ikke blir tilbudt jobb hos oss vil vi slette dine personopplysninger innen 6 måneder. Dette så fremt du ikke videre samtykker til å fortsatt være registrert i vår database som jobbsøker. 

 

Medarbeidere og tidligere ansatte medarbeidere

Personopplysningene dine blir innhentet av deg som ansatt, og hos andre relevante instanser der det er naturlig å hente opplysninger, for å kunne administrere ansettelsesforholdet hos oss. Personopplysninger som vi samler inn og/eller lagrer, er blant annet;

  • Navn
  • Kontaktinformasjon (adresse, telefon, privat e-postadresse)
  • Fødselsnummer
  • Pårørendeinformasjon
  • Skatteopplysninger
  • Bankkontoinformasjon
  • Lønnsinformasjon
  • Informasjon om reise- og utleggskrav
  • Stillingsinformasjon
  • Ansettelsesavtale
  • Informasjon om sykefravær, sykemeldinger, avspasering, ferie og permisjon
  • Arbeidstidsinformasjon
  • Informasjon fra personalsaker
  • Dokumenter fra søknadsprosesser, f.eks. permisjon
  • Ansettelsesdokumenter, som jobbsøknad, CV, referanser, attester og vitnemål
  • Kursbevis og sertifikater
  • Advarsler
  • Vurderinger om arbeidsprestasjon
  • Tilbakemeldinger fra kunde/arbeidsplass
  • Avskjed og oppsigelse
  • Resultater fra spørreundersøkelser eller arbeidsrettede undersøkelser
  • Referater fra medarbeidersamtaler
  • Helseopplysninger eller politiattest dersom dette er absolutt nødvendig for ditt arbeidsforhold. Vi begrenser lagring av slike opplysninger til det absolutte nødvendige, og behandler de med særlige sikkerhetstiltak og rutiner for å beskytte informasjonen. 

Formålet med å behandle dine personopplysninger som ansatt, er å ivareta personaladministrasjon, som for eksempel å kunne utbetale lønn og feriepenger, refusjon av utlegg, beregning av skattetrekk og pensjonsinnskudd, planlegge ferie og permisjoner. Det gir grunnlag for vurdering av lønn og arbeidsprestasjoner. Det er også nødvendig for rapportering til offentlige myndigheter. Det rettslige grunnlaget følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). 

Som tidligere ansatt er behandlingen av de fleste av personopplysningene basert på interesseavveining. Det kan oppstå behov for oss for å dokumentere personalforhold også etter at arbeidsforholdet er avsluttet, for eksempel en tvist med den tidligere ansatte. Dette kan gjelde for eksempel dokumentasjon for at vi som arbeidsgiver har oppfylt våre forpliktelser etter lovgivning eller arbeidsavtalen. Dette er en berettiget interesse, og det er ikke mulig å ha tilgang til opplysningene på annen måte, og behandling er derfor nødvendig. Opplysningene vil ikke bli utlevert til andre uten at den tidligere ansatte ber om det, for eksempel i forbindelse med vurdering av ansettelse hos ny arbeidsgiver. Personalmapper blir ryddet ved avslutning av arbeidsforholdet.

 

Ved frilanstjenester

Dersom du registrerer deg som frilanser eller benytter deg av våre frilanstjenester kan vi lagre kontaktinformasjon om deg og de du oppgir som dine oppdragsgivere. Eksempler på kontaktinformasjon vi samler inn er navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Dersom du ønsker at vi skal skaffe deg oppdrag som frilanser, kan vi samle inn informasjon om jobberfaring, jobbferdigheter, CV eller annen relevant informasjon som du velger å dele med oss for å kunne tilby deg frilansoppdrag. Vi lagrer også personnummer og bankkontoinformasjon for å kunne betale honorar. Evalueringer eller tilbakemeldinger fra oppdragsgivere lagres, dersom dette anses som nødvendig informasjon for å eventuelt tilby fremtidige frilansoppdrag. Merk at det er frivillig å gi oss opplysninger. 

Vi behandler kontaktinformasjonen til privatpersoner eller kontaktpersoner i foretak som benytter frilanstjenester. Denne informasjonen blir som regel oppgitt av frilanser når vedkommende legger inn fakturagrunnlag på nettsiden. Dette vil som oftest være kontaktopplysninger, som navn, telefonnummer og e-postadresse, samt informasjon om stilling og arbeidsgiver. Kommunikasjonen og avtalen vi er part i blir også behandlet. 

Formålet med å behandle dine personopplysninger som frilanser eller mottaker av frilanstjenester, er å ivareta personaladministrasjon, som for eksempel kunne utbetale honorar, refusjon av utlegg, beregning av skattetrekk m.m. Behandlingsgrunnlaget er å oppfylle en avtale med deg samt å oppfylle forpliktelser som følger av lov eller forskrift. 

 

Kandidater og søkere i Eterni Stiftelsen

Dersom du søker deg til mentorprogrammet i regi av Eterni Stiftelsen vil vi bruke opplysninger du gir oss for å vurdere søknaden. Eksempler på personopplysninger vi samler inn er navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse, arbeidserfaring, jobbferdigheter, hvor lenge du har vært arbeidsledig og annen informasjon du velger å dele med oss. I intervjuer stiller vi spørsmål for å avgjøre om kandidaten velges ut til mentorordningen, og i noen tilfeller kan vi bruke tester eller spørsmålsskjemaer for dette formålet. Hvis vi vurderer deg til å være en aktuell kandidat, vil vi kunne be om ytterligere informasjon samt om dokumentasjon for opplysninger vi allerede har fått. Merk at det er frivillig å gi oss opplysninger. 

Formålet med behandlingen er å potensielt kunne bistå med å finne arbeid til deg. Behandlingen av personopplysninger er basert på interesseavveining. Vi har behov for å bruke opplysninger for å vurdere søknader kandidater sender oss. Hvis du ikke blir valgt ut som kandidat i Eterni Stiftelsen, vil vi slette dine personopplysninger innen 6 måneder. 

Eterni Stiftelsen håndterer også personopplysninger til kontaktpersoner hos bedrifter, organisasjoner eller institusjoner som søker om støtteordninger for “Gode hverdagsopplevelser for barn og unge”. Dette vil som oftest være kontaktopplysninger, som ditt navn, telefonnummer og e-postadresse, samt informasjon om din stilling og arbeidsgiver. Annen informasjon du deler med oss eller som fremkommer av vår kontakt med deg, blir behandlet dersom dette anses som nødvendig for administrasjon av søknadsprosessen, herunder også informasjon som fremkommer i søknadsbrev og øvrige vedlegg. 

Behandlingen av personopplysninger er basert på interesseavveining. Vi trenger denne informasjonen for at vi skal kunne behandle søknaden din, og for å kunne kontakte enkeltpersoner direkte slik at vi effektivt kan administrere søknadsprosessen. 

Bilder, tegninger o.l. du sender inn kan bli brukt i markedsføring av Eterni Stiftelsen og i annonsering av vinner(e), dersom du samtykker spesifikt til dette i søknadsprosessen. Dette er ikke et krav for å bli vurdert som søker.

 

Representanter for leverandører og samarbeidspartnere

Dersom du er ansatt hos en av våre leverandører eller samarbeidspartnere vil det kunne være nødvendig for oss å behandle personopplysningene om deg for å kunne administrere og følge opp tilbud, innkjøp, bestillinger og leveranser. Dette vil som oftest være kontaktopplysninger, som ditt navn, telefonnummer og e-postadresse, samt informasjon om din stilling og arbeidsgiver. Annen informasjon du deler med oss eller som fremkommer av vår kontakt med deg, blir behandlet dersom dette anses som nødvendig for administrasjon av leverandør/samarbeidsforholdet. Dette gjelder også for informasjon vi mottar via kontakt gjennom telefon, e-post eller nettside, sosiale medier, arrangementer, salgsaktiviteter og andre møtesituasjoner. 

Behandlingen av personopplysninger er basert på interesseavveining og vi anser det som nødvendig å kontakte enkeltpersoner direkte for å effektivt kunne administrere leverandør/samarbeidsforholdet. 

 

Representanter for kunder

Dersom du er ansatt hos en av våre kunder, vil det kunne være nødvendig for oss å behandle dine personopplysninger. Dette vil som oftest være kontaktopplysninger, som ditt navn, telefonnummer og e-postadresse, samt informasjon om din stilling og arbeidsgiver. Annen informasjon du deler med oss eller som fremkommer av vår kontakt med deg, blir behandlet dersom dette anses nødvendig for formålet for behandlingen. Dette gjelder også for informasjon vi mottar via kontakt gjennom telefon, e-post eller nettside, sosiale medier, arrangementer, salgsaktiviteter og andre møtesituasjoner. 

Formålet for behandlingen av personopplysninger for de registrerte kontaktpersoner hos kunder, er fortrinnsvis for å kunne gjennomføre våre tjenester, samt oppfølging av kundeforhold og gjennomføre øvrige salgsaktiviteter. Behandlingen av personopplysninger er basert på interesseavveining. Vi har behov for å holde kontakt med våre bedriftskunder for å følge opp tilbud, bestillinger og leveranser. I enkelte tilfeller er vi lovpålagt å behandle personopplysninger. Dette for eksempel for å dokumentere forpliktelser i relasjon til skatt, lønn, regnskap eller juridiske prosesser. Dette kan være om ditt navn står på en kontrakt som er arkiveringspliktig. Det rettslige grunnlaget for behandlingen vil i dette tilfellet være den juridiske forpliktelsen vi er underlagt. 

 

Spørreundersøkelser

Spørreundersøkelser sendes ut til registrerte kunder og medarbeidere av ulike formål, f.eks. invitasjoner og påmelding til arrangementer, kundeundersøkelse og medarbeiderundersøkelse herunder måling av tilfredshet og spørsmål knyttet til din relasjon til oss osv. Det er frivillig for mottaker å svare. Svarene vi mottar vil bli lagret så lenge det er nødvendig i forbindelse med undersøkelsen. Dersom spørreundersøkelsen er anonym, blir du informert om dette, og vi kan ikke identifisere de som har besvart undersøkelsen. 

Formålet med behandlingen av informasjon fra spørreundersøkelser som angår påmeldinger og arrangementer, er planlegging og forberedelse, enten faglig eller sosialt, eller begge deler. Begrunnelse for behandlingen av disse type opplysninger er basert på interesseavveining.

Formålet med behandlingen av informasjon fra spørreundersøkelser som angår evaluering av tilfredshet, m.m. er for å ha grunnlag for å forbedre oss og utvikle oss som bedrift. Personopplysningene vi mottar i spørreundersøkelsene av denne typen, behandles på grunnlag av at vi har en berettiget interesse i behandlingen som ikke overstyres av enkeltpersoners rettigheter eller interesse. 

 

Nyhetsbrev

Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra Eterni og tilhørende datterselskaper. Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet ved å trykke på avmeldingslenke i e-posten. Vi gjenbruker ikke avmeldte e-postadresser til nye e-postlister uten nytt samtykke, og vi deler ikke dine opplysninger med noen tredjepart.

Personopplysninger som behandles i denne forbindelse er navn, by/sted, e-postadresse og hvorvidt du har et kunde- eller kandidatforhold til selskapet, og dersom aktuelt, hvorvidt du er nåværende, aktivt ansatt (slik at vi kan sende informasjon om ledige oppdrag, f.eks.).

Dine personopplysninger blir, i tillegg til av oss, behandlet av Mailchimp, da de leverer den tekniske løsningen for nyhetsbrevet vårt.

Dersom du har et aktivt kunde- eller ansattforhold hos oss, vil du bli registrert i våre aktuelle e-postlister, slik at vi kan sende deg informasjon og nyheter om oss, våre fagområder og/eller andre forhold eller saker som har betydning for ditt forhold til oss. Grunnlaget for behandlingen er en interesseavveining (legitim interesse), samt markedsføringsloven §15.

Øvrige mottakere av nyhetsbrev, eksempelvis potensielle kunder og kandidater, vil motta nyhetsbrev etter at det er eksplisitt samtykket til dette, skriftlig eller digitalt. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket, og bli slettet fra mottakerlisten.

 

Sosiale medier

Vi har etablert egne sider for bedriften på sosiale medier som Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter og Youtube. Vi benytter sidene på sosiale medier for å synliggjøre vår bedrift og å tiltrekke oss kandidater. Vi benytter plug-ins og verktøy fra sosiale medier på våre nettsider, for økt funksjonalitet og trafikkanalyse på egne nettsider. Av og til publiserer vi eksterne lenker på våre sosiale medier-sider, eksempelvis til egne nettsider, for at brukere av tjenestene skal kunne lese fagstoff relatert til våre fagområder, se nye ledige stillinger det kan være aktuelt å søke på, lære mer om våre tjenester, åpningstider, eller annen informasjon vi mener våre følgere eller målgrupper kan finne nyttig, interessant eller opplysende. Grunnlaget for å ha egne sider for bedriften på sosiale medier er basert på interesseavveining.

Ved at du samhandler med andre brukere, poster og/eller deler innlegg mv. med bedriftens profil på tjenestene, har vi tilgang til informasjonen du legger ut. Vi gjør oppmerksom på at dette er offentlig informasjon og dermed kan all informasjon du legger inn eller oppgir ses av andre. Disse opplysningene kan slettes av den enkelte selv. Merk at det er frivillig å like, følge eller samhandle med våre sider på sosiale medier. 

Bedriftens bruk av sosiale medier gir bedriften tilgang til verktøy for analyse og statistikk fra de respektive tjenestene (sideinnsikt). Her vil vi kun se anonymisert statistikk og har ikke tilgang til personlig identifiserbar informasjon.  I noen tilfeller kan vi, via det sosiale mediet, bruke disse opplysningene til å vise deg målrettede annonser.

Merk at Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter og Youtube, m.fl. bruker informasjonskapsler og andre sporingsmetoder, for å tilpasse innholdet på nettsiden i forhold til å treffe riktig målgruppe med ulike reklamekampanjer. Det er mulig for den enkelte å endre egne innstillinger for disse, og vi anbefaler deg å gå igjennom dette selv. Vi anbefaler deg å sette deg inn i nettstedenes personvernerklæring, samt å tilpasse informasjonskapsler i henhold til egne krav for personvern. Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler på Nettvett.no.

 

3. Deling av personopplysninger

I visse tilfeller er det nødvendig for oss å dele dine personopplysninger med våre databehandlere. Dette vil normalt være leverandører innen lønn, regnskap, drift, vedlikehold og IT. Vi har inngått databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på våre vegne. Våre databehandlere kan ikke behandle personopplysningen på andre måter enn det som er avtalt med oss som behandlingsansvarlig.

Vi kan i tillegg oppgi informasjon om deg dersom lov eller forskrift krever at vi gjør dette, da som regel til myndigheter eller andre statlige instanser. Vi forbeholder oss også retten til å overføre personopplysninger vi har om deg ved salg av eller overføring av hele eller deler av vår virksomhet. 

 

4. Hvordan sikres opplysningene?

Vi har administrative, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak som er utviklet for å beskytte personopplysningen du oppgir, slik at opplysningene blir sikret mht. 

  • konfidensialitet (uvedkommende får ikke tilgang til opplysninger)
  • integritet (opplysninger endres ikke uautorisert eller utilsiktet)
  • tilgjengelighet (opplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig)

All digital overføring av PII beskyttes av kryptering, TLS (e-post) og SLL (nettsidetrafikk). Alle PII data som lagres befinner seg på sikre servere hos våre leverandører. Vi gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene vi benytter for å beskytte dine personopplysninger. For å hindre at flere har tilgang til personopplysninger, har vi tilgangskontroller, samt at ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i arbeidet. 

 

5. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for samt iht. juridiske og lovpålagte forpliktelser. I enkelte tilfeller er det nødvendig for oss å behandle og lagre personopplysningene i bestemte tidsperioder. Dersom det foreligger en lovfestet lagringsplikt, vil personopplysningene slettes når lagringsplikten opphører, så langt det ikke er et formål for å behandle personopplysningene videre. 

Du kan når som helst be om å bli slettet fra våre systemer. Da vil all informasjon som ikke er nødvendig å beholde slettes. Lønnsdata, arbeidsavtale o.l. som vi anser som nødvendig å beholde vil bli lagret iht. det rettslige grunnlaget det ble innhentet for, f.eks. lønnsdata, arbeidsavtale.

Den enkelte ansatt hos oss er ansvarlig for å slette e-poster, dokumenter og annet som inneholder personinformasjon som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene til administrativt ansatte etter 6 måneder, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. 

Dersom behandlingen er basert på ditt samtykke, vil vi slette personopplysningene dersom du trekker ditt samtykke tilbake, med mindre det finnes annet gyldig grunnlag for å fortsette å behandle personopplysningene. 

 

6. Vår kontaktinformasjon og dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til privacy@eternigroup.com. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen èn måned. 

Som registrert har du følgende rettigheter:

Innsyn. Du kan få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og hvordan personopplysningene behandles.

Retting. Du kan be oss om å rette opp i feilaktige personopplysninger om deg.

Sletting (retten til å bli glemt). Du kan be oss om å slette dine personopplysninger.

Begrensning. Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger.

Protest. Du kan protestere mot behandlingen av personopplysningene dine

Dataportabilitet. Du be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller andre i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format

Vennligst merk at det kan gjelde unntak og begrensninger fra rettigheter nevnt over. Vi kan for eksempel ikke slette personopplysninger som vi er rettslig forpliktet å lagre.

Klage. Dersom du mener at vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser. 

Du finner også informasjon om den registrertes rettigheter på datatilsynet.no. 

 

7. Besøk på våre nettsider og informasjonskapsler

Informasjon om informasjonskapsler og personvern som følge av besøk på nettsider finner du på de respektive nettsidene: 

 

8. Endringer i personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å endre eller oppdatere denne personvernerklæringen. Vi oppdaterer personvernerklæringen ved behov, for eksempel dersom det kommer ny lovgivning eller vi endrer vår behandling av personopplysninger. Denne nettsiden vil alltid inneholde den sist oppdaterte versjonen av personvernerklæringen.