Personvernserklæring for PVS

Våre behandlingsaktiviteter 

Når du kontakter oss 

Når du kontakter oss, for eksempel via nettsiden vår, chat, e-post eller telefon, kan vi behandle personopplysninger om deg. I de fleste tilfeller innhenter vi kontaktinformasjon, som navn, e-postadresse, telefonnummer og årsaken til at du kontaktet oss. Relevant informasjon som du oppgir under telefonsamtaler eller e-postkorrespondanse kan lagres dersom det er relevant og nødvendig. 

Formålet med å behandle dine personopplysninger er å kunne svare på din henvendelse og lagre informasjon som kan være relevant for grunnen til at du kontaktet oss. Behandlingen er basert på artikkel 6 (1) (f) i GDPR. 

Når du oppretter en profil som jobbsøker via vår nettside eller app 

Når du oppretter en profil som jobbsøker via vår nettbaserte jobbsøkerportal eller app, må du gi ditt samtykke til at vi kan kontakte deg dersom vi finner en jobb som passer dine ønsker og kvalifikasjoner. Vi lagrer og vurderer informasjonen du oppgir, som navn, kontaktinformasjon, utdanning, relevant erfaring, eventuelt kjønn, portrettfoto, samt annen informasjon i din søknad og CV. 

I noen tilfeller kan vi innhente informasjon om deg fra sosiale medier eller andre offentlig tilgjengelige fora. I tillegg kan vi lagre notater fra samtaler vi har med deg, inkludert jobbintervjuer. For noen stillinger kan det være nødvendig å gjennomføre en personlighetstest, fremlegge en politiattest, og/eller la oss innhente referanser fra tidligere arbeidsgivere. Dersom du samtykker til dette, vil vi lagre og behandle denne informasjonen fremover. 

Dersom vi finner en potensiell jobbmatch, vil vi videreformidle noe av informasjonen din til vår kunde/brukerbedrift. Du vil alltid ha muligheten til å avslå en spesifikk jobb før vi deler informasjonen din. 

Hvis du ikke lenger ønsker å motta jobbtilbud, kan du deaktivere profilen din. Vi vil imidlertid fortsatt lagre noe informasjon om deg, for eksempel for å kunne svare på spørsmål om hvorfor du ikke ble vurdert til en bestemt stilling. Behandlingen er basert på artikkel 6 (1) (f) i GDPR. Hvis du slutter å logge inn på profilen din, vil vi anse den som inaktiv 2 år etter siste innlogging. Du vil motta en e-post før vi deaktiverer profilen din. 

Vi vil normalt slette all informasjon om deg senest 2 år etter siste aktivitet. 

Når du rekrutteres til en stilling hos en av våre kunder 

I en rekrutteringsprosess lagrer og vurderer vi informasjonen du gir oss, typisk navn, kontaktinformasjon, utdanning, relevant erfaring, eventuelt kjønn, samt annen informasjon i din søknad eller CV. 

I noen tilfeller kan vi innhente informasjon om deg fra sosiale medier eller andre offentlig tilgjengelige fora. I tillegg kan vi lagre notater fra samtaler vi har med deg, inkludert jobbintervjuer. For noen stillinger kan det være nødvendig å gjennomføre en personlighetstest og/eller fremlegge en politiattest. Dersom du aksepterer dette, vil vi lagre og behandle denne informasjonen fremover. 

Hvis du blir tilbudt en stilling hos en av våre kunder som følge av rekrutteringsprosessen, vil vi overføre informasjonen vi har mottatt om deg til din fremtidige arbeidsgiver. 

Vi lagrer også informasjonen vi har om deg i en periode etterpå, typisk 24 måneder. Behandlingen er basert på artikkel 6 (1)(f) i GDPR. 

Når du er ansatt som utleid medarbeider 

Når du er ansatt som utleid medarbeider, må vi behandle og lagre ulike opplysninger om deg og ditt arbeidsforhold. Dette er nødvendig for å sikre at du mottar riktig lønn og generelle arbeidsvilkår. Vi behandler informasjon som navn, adresse, personnummer, arbeidskontrakt, lønnsnivå, pensjonsordning, arbeidstider, timelister, sykefravær, skatteforhold samt statsborgerskap og/eller opphold-/arbeidstillatelse. Grunnlaget for denne behandlingen finnes i artikkel 6 (1) (a), (b) og (c) i GDPR. 

Hvis du har deltatt i en personlighetstest eller levert inn en vandelsattest, som kan være nødvendig for visse stillinger, vil vi også lagre denne informasjonen. 

Vi lagrer også all relevant korrespondanse med deg, notater eller referater fra samtaler under ditt ansettelsesforhold, samt informasjon om årsakene til opphør av din ansettelse hos oss. 

Vi vil dele noe informasjon om deg med kunden(e) du jobber midlertidig for. Dette inkluderer blant annet informasjon om din profil og dine ferdigheter, arbeidstider, timelister og sykefravær. Kunden(e) du jobber for midlertidig kan også dele informasjon med oss, inkludert opplysninger om din oppførsel, eventuelt fravær, osv. 

Noen kunder kan kreve at vi dokumenterer at en utleid medarbeider som er sendt til kunden mottar riktig lønn og har nødvendige tillatelser for å arbeide i Norge. Når vi mottar slike forespørsler, vil vi videresende relevant dokumentasjon til kunden, typisk i form av lønnsslipper, kopi av pass og/eller arbeidstillatelse. 

Når du slutter som utleid medarbeider hos oss, vil vi lagre informasjonen din i 5 år til slutten av neste kalenderår etter din siste lønnsutbetaling. Vi lagrer informasjonen din fordi vi er forpliktet til å oppbevare visse opplysninger og dokumenter i henhold til gjeldende regnskapsregler. Vi oppbevarer også annen informasjon for å kunne svare på eventuelle forespørsler om ditt ansettelsesforhold og årsakene til opphør av din ansettelse. Grunnlaget for denne lagringen og behandlingen finnes i artikkel 6 (1) (c og f) i GDPR. 

Når du registrerer deg hos vår jobbagent 

Du kan registrere deg hos vår jobbagent og velge hvilken type stillingsannonser du ønsker informasjon om. 

Du kan velge å bare oppgi en e-postadresse og angi dine preferanser. Når du er registrert hos vår jobbagent, vil du motta stillingsannonser som passer dine ønsker til e-postadressen du har oppgitt. 

Hvis du slutter å logge inn på profilen din, vil vi anse profilen som inaktiv 2 år etter siste pålogging. Vi vil sende deg en e-post før vi deaktiverer profilen din. 

Vi vil normalt slette alle data vi har om deg senest 2 år etter din siste aktivitet. 

Når du leverer eller mottar frilans- eller konsulenttjenester 

Hvis du registrerer deg som frilanser eller bruker våre frilans- eller konsulenttjenester, kan vi lagre kontaktinformasjon om deg og dine kunder som du oppgir. Eksempler på kontaktinformasjon vi samler inn er navn, adresser, telefonnumre og e-postadresser. Hvis du ønsker at vi skal skaffe oppdrag til deg som frilanser, kan vi samle inn informasjon om din arbeidserfaring, arbeidsevner, CV og annen relevant informasjon som du velger å dele med oss for å utføre et frilansprosjekt. Vi lagrer også personnummer og bankkontoinformasjon for å kunne betale for leverte tjenester. Evalueringer eller tilbakemeldinger fra kunder lagres dersom dette anses nødvendig for å kunne tilby fremtidige frilansprosjekter. 

Vi behandler kontaktinformasjon for privatpersoner eller kontaktpersoner i bedrifter som bruker frilans- eller konsulenttjenester. Denne informasjonen oppgis vanligvis av frilanseren ved innsending av fakturarelaterte opplysninger på nettsiden. Informasjonen er vanligvis kontaktopplysninger, som navn, telefonnummer og e-postadresse, samt informasjon om stilling og arbeidsgiver. Kommunikasjon og avtaler vi er involvert i, behandles også. 

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger som frilanser eller mottaker av frilanstjenester er å forenkle personaladministrasjon, for eksempel for å betale for leverte tjenester, tilbakebetale utgifter, beregne skattefradrag og lignende. Grunnlaget for denne behandlingen finnes i artikkel 6 (a), (b) og (c) i GDPR. 

Når du registrerer deg for vårt kundenyhetsbrev 

Du kan melde deg på vårt nyhetsbrev og dermed gi samtykke til at vi sender deg nyhetsbrev med artikler, innsikt i saker og invitasjoner til seminarer og arrangementer om våre vikar- og rekrutteringstjenester. 

Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke via lenken nederst i nyhetsbrevet. 

Når du besøker vår nettside 

Når du besøker vår nettside og/eller vår nettbaserte jobportal, samler vi informasjon om deg ved bruk av informasjonskapsler (cookies), som registrerer opplysninger om din adferd på nettsiden vår. 

Formålet med å behandle informasjon om deg gjennom informasjonskapsler er å tilby en relevant og interessant nettside som fungerer optimalt. 

Informasjonskapsler inneholder informasjon om deg og din bruk av vår nettside, for eksempel IP-adresse, type nettleser, søkeord, nettverksplassering, tidspunktet for besøket på vår nettside, hvilke sider du har besøkt og hvor lenge. Du velger selv hvilke typer informasjonskapsler du ønsker å samtykke til, men nødvendige informasjonskapsler kan ikke velges bort. Du kan når som helst se og endre ditt samtykke til informasjonskapsler, og du kan også blokkere informasjonskapsler i nettleseren din. Du kan administrere samtykket ditt og lese mer om hvilke informasjonskapsler vi bruker i vår cookie-banner, som vises første gang du besøker nettsiden vår. Du finner cookie-banneret igjen når som helst ved å klikke på informasjonskapselikonet nederst til venstre på nettsiden vår. 

Grunnlaget for denne behandlingen er ditt samtykke, jf. artikkel 6 (1) (a) i GDPR, men for nødvendige informasjonskapsler gjelder regelen om berettigede interesser i artikkel 6 (1) (f) i GDPR, siden vi behandler denne informasjonen for å kunne tilby deg en funksjonell nettside. 
Øktbaserte informasjonskapsler slettes så snart du forlater nettsiden. Permanente informasjonskapsler settes for en tidsperiode og slettes når denne perioden utløper, eller tidligere hvis du trekker tilbake samtykket ditt til informasjonskapsler. Varigheten for slike perioder fremgår av oversikten over informasjonskapsler som du finner i vår cookie-banner. Hvis du samtykker til markedsføringskapsler, vil vi beholde dokumentasjon på dette samtykket i minst 2 år etter at samtykket er trukket tilbake. 

Hvis du ønsker å endre eller trekke tilbake ditt samtykke, kan du gjøre dette via vår cookie-banner. Du finner cookie-banneret ved å klikke på informasjonskapselikonet nederst til venstre på nettsiden vår. 

Når du er en representant for vår kunde, leverandør eller andre 

Hvis du er ansatt hos en av våre kunder, leverandører osv., kan det være nødvendig for oss å behandle dine personopplysninger. Denne informasjonen består vanligvis av kontaktopplysninger, som navn, telefonnummer og e-postadresse, samt informasjon om din stilling og arbeidsgiver. Annen informasjon som du deler med oss eller som stammer fra vår kontakt med deg, vil bli behandlet dersom dette anses nødvendig for formålet med behandlingen. Dette inkluderer også informasjon vi mottar gjennom kontakt via telefon, e-post, vår nettside, sosiale medier, arrangementer, salgsaktiviteter og andre kommunikasjonskanaler. 

Formålet med å behandle personopplysninger for registrerte kontaktpersoner hos kunder er først og fremst å utføre våre tjenester, følge opp forretningsforholdet og/eller gjennomføre andre salgsaktiviteter. 

Hvis ditt bilde kan brukes til markedsføring 

Av og til engasjerer vi personer til å delta i markedsføringskampanjer. Hvis du blir engasjert og mottar lønn/honorar for dette, betyr det at vi har rett til å bruke opptakene (video eller foto) til markedsføring i fremtiden. Nærmere detaljer fremgår av kontrakten. Vi vil også lagre og behandle flere opplysninger om deg for å kunne utbetale korrekt lønn/honorar, inkludert lønnsinformasjon, personnummer, skatteforhold osv. Grunnlaget for denne behandlingen finnes i artikkel 6 (1) (b og c) i GDPR. 

Vi vil lagre enkelte av opplysningene dine i 5 år fram til slutten av neste kalenderår etter din siste lønnsutbetaling. Vi lagrer opplysningene dine fordi vi for eksempel er pålagt å oppbevare visse opplysninger og vedlegg i henhold til gjeldende regler for regnskap. Vi vil også lagre informasjon om kontraktsforholdet med deg og vår betaling for dette så lenge vi anser det som relevant å bruke opptakene til markedsføringsformål. Grunnlaget for denne lagringen og behandlingen finnes i artikkel 6 (1) (c og f). 

I noen situasjoner ber vi om ditt samtykke til å bruke opptak, filmer og/eller fotografier av deg til markedsføringsformål. Det vil fremgå av samtykkeerklæringen hvor lenge vi forventer å beholde opptakene. Grunnlaget for denne behandlingen er ditt samtykke, jf. artikkel 6 (1) (a) i GDPR. 

Hvis du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, trenger du bare å sende oss en e-post (se kontaktinformasjon nedenfor), og det er ønskelig at du oppgir fullt navn og hvilke opptak du deltar i. I noen tilfeller kan det være nødvendig at du identifiserer deg med et bilde-ID, slik at vi kan sikre at vi sletter de riktige bildene. 

Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandlingen som allerede har funnet sted. 

Sosiale medier 

Vi har opprettet sider for oss selv på sosiale medier som Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter og YouTube. Vi bruker våre sider på sosiale medier til å promotere selskapet vårt og rekruttere kandidater. Vi bruker plug-ins og verktøy for sosiale medier på sidene våre for å forbedre funksjonaliteten og for trafikk-analyse av sidene. Av og til publiserer vi eksterne lenker på våre sider på sosiale medier, for eksempel til våre egne nettsider, slik at brukere av våre tjenester kan lese om emner relatert til vårt arbeid, se nye ledige stillinger som kan være relevante for dem, lære mer om våre tjenester, åpningstider eller annen informasjon vi tror våre følgere eller målgruppe kan finne nyttig, interessant eller informativ. Grunnlaget for å ha våre egne firmasider på sosiale medier er en interesseavveining. 

Ved å samhandle med andre brukere, legge ut og/eller dele innlegg osv. med vår profil eller våre tjenester, får vi tilgang til informasjonen du legger ut. Vi ønsker å påpeke at dette er offentlig informasjon, og derfor kan alt du publiserer eller oppgir bli sett av andre. Denne informasjonen kan slettes av personen som la den ut. Vennligst merk at det er frivillig å like, følge eller samhandle med våre sider på sosiale medier. 

Vår bruk av sosiale medier gir oss tilgang til verktøy for analyse og statistikk fra de respektive plattformene (sideinnsikt). Disse lar oss kun se anonymiserte statistikker og gir oss ikke tilgang til personlig identifiserbar informasjon. I noen tilfeller kan vi bruke denne informasjonen via sosiale medier for å vise deg målrettet annonsering. 

Vennligst merk at Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube osv. bruker informasjonskapsler og andre sporingsmekanismer for å tilpasse innholdet på sidene for å nå riktig målgruppe med ulike annonsekampanjer. Det er mulig for den enkelte bruker å endre innstillingene for dette, og vi anbefaler at du gjennomgår denne informasjonen. Vi anbefaler også at du leser personvernerklæringen for den aktuelle plattformen, samt tilpasser informasjonskapslene etter dine egne personvernpreferanser. 

Sikkerhetstiltak – slik beskytter vi dine personopplysninger 

Vi har vedtatt tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre vår behandling av personopplysninger mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring og uautorisert deling eller offentliggjøring. Dette innebærer blant annet at både fysiske og tekniske tiltak er implementert, for eksempel i form av tilgangskontroll, videoovervåking, passord og kryptering, samt kontinuerlig sikkerhetskopiering av data. Våre ansatte er instruert i hvordan de kan behandle personopplysninger, og interne retningslinjer er vedtatt for hva som skal gjøres i tilfelle brudd på personopplysningssikkerheten. 

Vi har delte konsernfunksjoner som håndterer ulike oppgaver på vegne av forskjellige enheter i Edda-konsernet. Disse konsernfunksjonene opptrer som våre databehandlere og handler dermed i samsvar med våre instruksjoner. 

Informasjon vi deler i Edda Group 

Hvis du aktivt har vist interesse for å motta jobbtilbud fra andre enheter i Edda Group, vil vi dele relevant informasjon fra profilen din med disse enhetene for å gjøre det mulig for dem å kontakte deg med relevante jobbtilbud. 

Hvordan deaktivere profilen din 

Hvis du ikke lenger ønsker å bli kontaktet med mulige jobbtilbud, og dermed ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, kan du enkelt gjøre dette ved å deaktivere profilen din. Du kan også velge å ikke lenger motta jobb-e-poster og/eller å bli kontaktet via e-post med spesifikke jobbtilbud. 

Selv om du deaktiverer profilen din, kan vi fortsatt lagre enkelte opplysninger om deg. Lagringsperioden avhenger av om du har søkt på spesifikke jobber og/eller om du har vært ansatt som vikar og har mottatt lønn fra oss. 

Dine rettigheter 

Rett til innsyn 

Du har rett til å få innsyn i informasjonen vi behandler om deg, samt en rekke tilleggsopplysninger. 

Vær oppmerksom på at du vil kunne se det meste av informasjonen vi behandler om deg på profilen din. 

Rett til retting 

Du har rett til å få korrigert informasjon som er feil. 

Rett til sletting (retten til å bli glemt) 

I spesielle tilfeller har du rett til å få slettet informasjonen din før tidspunktet hvor vi ellers ville ha slettet den. 

Rett til begrensning av behandling 

I visse tilfeller har du rett til å få behandlingen av informasjonen din begrenset. Hvis du har rett til begrensning av behandlingen, kan vi i fremtiden kun behandle informasjonen – bortsett fra lagring – med ditt samtykke eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav, eller for å beskytte en person eller viktige samfunnsinteresser. 

Rett til å protestere 

I visse tilfeller har du rett til å protestere mot vår ellers lovlige behandling av dine personopplysninger. 

Rett til å trekke tilbake samtykke 

Hvis vår behandling av personopplysninger er basert på ditt samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket. Hvis du trekker tilbake ditt samtykke, vil vi stoppe videre behandling av dine personopplysninger fra det tidspunktet samtykket trekkes tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen som allerede har funnet sted. 

Kontaktinformasjon 

Hvis du ønsker å bruke dine rettigheter, kan du kontakte oss: 

Pedagogisk VikarSentral AS 

Org.nummer: 986 550 909 

Fjørsangerveien 57 

5054 Bergen 

E-post: info@pvs.no 

Klager 

Hvis du mener at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. Du kan lese mer om dette på Datatilsynets nettside: 

https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/